BMC Financial Planning and Budgeting

Financial Planning and Budgeting

Das Modul Financial Planning and Budgeting unterstützt den Planungsprozess rund um Budgets für die IT-Abteilung. Es ermöglicht unterschiedliche Planungsszenarien mit unterschiedlichen Laufzeiten. Budgets können hierachisch geplant und erfasst werden. Hierdurch kann eine wesentlich höhere Transparenz und Granularität im Planungsprozess erreicht werden.

Budgetplanungen beziehen sich auf

• Laufende Ausgaben
• Anlagen
• Abschreibungen

Bei der Budgetplanung können verschiedene Budget-Elemente wie z.B. Assets, Personal, Projekte, externe Kosten berücksichtigt werden. Eine Zuordnung von Budget-Elementen auf verschiedene Budget-Bereiche ist möglich. Viele der hierfür benötigten Daten sind bereits im BMC System verfügbar und werden hierfür verwendet.
Eine Zuordnung von Budgets zu Planungselementen wie Kostenstellen ist natürlich möglich.

Financial Planning and Budgeting ermöglicht darüber hinaus auch eine laufende Kostenüberwachung sowie den Vergleich zur Budgetplanung.

BMC Service Costing

Service Costing

Im Modul Service Costing dreht sich alles um Kosten und Preise für IT-Services. Zielsetzung ist eine transparente Kosten- und Preisplanung, laufende Überwachung und Ermöglichung von transparenter Rechnungsstellung.

Zusätzliche Analysemöglichkeiten ver
Plan-Kosten und tatsächliche IST-Kosten können übersichtlich dargestellt und ins Verhältnis gesetzt werden.
Welche Services werden wie stark nachgefragt?
Wie haben sich die Kosten und Umsätze im Verlauf der Monate entwickelt?
Service Consting wird nicht nur für Kostentransparenz genutzt sondern ermöglicht auch eine fundierte Preisgestaltung von IT-Services.

Abbildung von Kosten-Modellen:

• Buttom-up: Aus detaillierten im System vorhandenen Einzeldaten wird das Modell zusammengesetzt
• Top-down: Es werden übergeordnete Annahmen getroffen und auf einzelne Positionen runtergebrochen

Als Kostenpositionen können Assets, Supporting Services, Projekte, Lieferantenkosten usw. einbezogen werden.

Die Verrechnungseinheiten können flexibel festgelegt werden. Storage wird z.B. nach Gigabyte verrechnet, aber der E-Mail-Service wird nach der Anzahl der Postfächer verrechnet.

Im Kostenmodell können insbesondere zwei Dimensionen genutzt werden. Es wird unterschieden zwischen Zuordnung und Konsum. Durch die Zuordnung wird festgelegt, in wie weit Kosten grundsätzlich verrechnet werden. Z.B. ob Overhead-Abteilungen einbezogen werden oder nicht. Über den Konsum werden die tatsächlichen Kostenverteilungen auf die unterschiedlichen Konsumenten aufgeteilt.

Mittels Benchmarks können die geplanten und die tatsächlichen Kostem mit Brachenstandards verglichen werden. Dies unterstützt Entscheidungsprozesse für Optimierungsmaßnahmen.
Zusammensetzung der Kostenpositionen kann grafisch übersichtlich dargestellt werden.
Bill of IT (Verrechnungsgrundlage)

Mittels Kostenszenarien können z.B. on-premise Varianten vs. Cloud Lösungen von IT-Services abgewogen werden.

Die Verrechnung wird allerdings nur ermöglicht und nicht tatsächlich durchgeführt. Es werden weiterhin die im Unternehmen genutzten Verrechnungssysteme genutzt.

BMC Supplier Management

BMC Supplier Management

Das Modul Supplier Management deckt den Lifecycle für Lieferanten und Partner ab. Es ermöglicht die strukturierte Aufnahme und Dokumentation neuer Supplier.
Sind die Supplier aufgenommen, so lässt sich die laufende Steuerung über das Supplier Management durchführen. Es können regelmäßige Analysen und Reviews durchgeführt werden.
Das Partner- und Lieferantenportfolio kann über Auswertungen analysiert und optimiert werden. Welche Partner sind strategisch relevant, wie viel Budget war über diese Partner geplant und wie haben sich die Kosten tatsächlich entwickelt? Läuft die operative Zusammenarbeit gut? All diese Informationen lassen sich übersichtlich darstellen.

Welche Initiativen zu dem Supplier stehen in der nächsten Zeit an und wer ist dafür verantwortlich? Die Initativen können übersichtlich verwaltet und Personen zugeordnet werden.

Es können RfPs angefordert werden und der Vertragsprozess von der Initiierung bis zum Abschluss abgebildet werden.

Ähnliche Produkte sind unter dem Namen Vendor Relationship Management bekannt.

BMC Demand and Resource Management (2/2)

Resource Management

Der zweite Teil vom BMC Demand and Resource Management ist das Resource Management. Hierbei handelt es sich tatsächlich um ein Modul, mit dem sich Ressourcen planen und controllen lassen. Der Fokus liegt auf der Planung von Personalverfügbarkeit, der Zuordnung der Ressourcen zu Projekten und weiteren Tätigkeiten und dem typischen jonglieren mit Anforderungen, tatsächlichen Aufwänden und real verfügbaren Ressourcen.

Es können Auslastungsanalysen für einzelne Mitarbeiter aber auch für Funktionsgruppen durchgeführt werden. Zusätzlich kann im Bereich "Resource Outlook" die Auslastung auf Basis der Planung für die Zukunft darststellt werden. Hierbei wird recht schnell sichtbar, wann z.B. durch eine Lastspitze ein Ressourcenengpass entstehen wird.

Im Bereich "Resouce Assignments" können angeforderte Ressourcen den einzelnen Tasks vom Ressourcenmanager zugeteilt und freigegeben werden.

Ein integriertes Zeiterfassungssystem bietet typische Basisfunktionen zur Erfassung von Zeiten gegen Projekte, Services, sonstige Zeiten usw.

Natürlich werden auch die Assets im Resource Management verfügbar gemacht. Hier ist es möglich, die entsprechenden Kosten direkt dem Asset zugeordnet zu erfassen.

Ein genereller Aspekt aus dem BMC Resource & Demand Management ist die Möglichkeit, direkt aus dem Projekt zu den entsprechenden Tasks auch Releases und Changes in der ITSM Suite zu erzeugen. Hier schließt sich für mich ein bislang unbeantworteter Kreis: Wie integriert sich Projektmanagement z.B. nach PRINCE 2 und Service Management nach ITIL v3 2011? Jetzt habe ich auf Basis der Software eine konkrete Schnittmenge gefunden.

BMC Demand and Resource Management (1/2)

BMC Demand and Resource Management

Das Modul Demand and Resource Management besteht im Wesentlichen aus zwei großen Bereichen. Im folgenden möchte ich den Bereich Demand Management näher beschreiben. Der zweite Bereich, das Resource Management, wird im zweiten Post dieser Reihe erscheinen.

Demand Management

Hinter Demand Management verbirgt sich ganz konkret Projekt- und Portfolio-Management. Es kann also aus der Business Sicht der Bedarf an IT-relevanten Projekten erfasst und hier zentral priorisiert und gesteuert werden. Der Fokus liegt hierbei eher auf einer übergeordneten Management-Sicht, denn auf der operativen Detail-Arbeit von Projekten. Es unterstützt Einzelprojektmanagement, Projektportfoliomanagement und Programmanagement.

Das Modul Demand ans Resource Management integriert sich in BMC Service Request Management und ermöglicht somit die Erfassung von Projektanträgen durch die Enduser direkt im Self-Service Portal. Diese Projektanfrage kommt im Demand and Resource Management konkret als Business Case Review Anfrage an und ist dem Lifecycle eines Business Case Reviews zugeordnet. Erst wenn der Business Case vollständig erfasst und abschließend reviewed wurde, erfolgt ein Approval und damit die Anlage eines tatsächlichem Projektes im System, welches dem Projekt Lifecycle unterworfen ist.

Um in größeren Umgebungen auch unterschiedliche Methodiken zu ermöglichen, kann in dieser Phase ggf. aus einer Reihe von unterschiedlichen Standards der passende Lifecycle-Prozess als Template ausgewählt werden.

Kleines Manko: Im Projektmanagement können zwar Tasks verwaltet und Ressourcen zugewiesen werden, die Abbildung von Abhängigkeiten der verschiedenen Tasks untereinander ist bislang nicht abgebildet. Für die operative Projektarbeit können Kernfunktionen von z.B. MS-Projekt nicht abgelöst werden und sind somit weiterhin parallel nötig.

BMC ITBM - Financial Planning and Budgeting (5/5)

BMC Financial Planning and Budgeting

• IT-Budgetierung (Bottom-up, hierachische IT-Budget-Planung)
• Kostenmanagement (Überwachen, Trends & Drill-down)
• Kapital und Ausgabenplanung (Ermittlung, Priorisierung und Zuteilung von Kapitalbedarfen)

Vorteile vom Financial Planning and Budgeting

• Verkürzt den Planungsprozess von Monaten auf Wochen
• Bessere Analysemöglichkeiten
• Ermöglicht Baselining und Implementierung von Kostenreduktionsprogrammen
• Erhöht die Budgetverantwortung durch Klarheit und Transparenz

BMC ITBM - Supplier Management (4/5)

Supplier Management

(auch bekannt unter Vendor Relation Ship Management)

• Lieferanten Portfolio (Konsolidierung und Harmonisierung des Lieferanten-Portfolios mittels Kosten-, Performance- und Risikobetrachtung)
• Lieferanten Governance (Steuerung des Supplier Lifecycle Prozesses)
• Performance Management (Überwachen von Zusagen und Lieferungen inkl. 360° Qualitätsmessung)
• Lieferanten Risiko Management (Ermittlung und Steuerung von Lieferantenrisiken)
• Vertrags- und Kostenmanagement (Verträge und Angebote vs laufende Kosten überwachen)

Vorteile von Supplier Management

• Erhöhen der Lieferantenperformance
• Konsolidierung des Lieferanten-Portfolios
• Fokusierung auf die wichtigsten Lieferanten
• Reduzierung der Lieferanten-Ausgaben

BMC ITBM - Demand and Resource Management (3/5)

Demand & Resource Management liefert

• Bedarf ermitteln und steuern
• Kapazitätsmanagement (z.B. Labor-Ressourcen)
• Organisationsplanung (Skills, Kosten und Effizenz der Ressourcen)
• Ressourcenallokation (Allokieren und Analysieren von Ressourcen-Zuordnungen)
• Umsetzungssteuerung (Planen und Steuern der Umsetzung von Aktivitäten im Portfolio)

Vorteile von Demand & Resource Management

• Stellt sicher, dass Mitarbeiter dem wichtigesten und wertschöpfensten Tätigkeiten zugeordnet werden
• Vermeidet ungeplante Überbuchung von Ressourcen
• Reduziert Projektverzögerungen wegen Ressourcen-Konflikten
• Unterstützt eine optimale Personaldecke um die Unternehmensanforderungen zu erreichen

BMC ITBM Service Cost Management (2/5)

Mittels BMC Service Cost Management werden IT-Organisationen finanziell transparent - für das Business

Zum Versteckspiel denkbar ungeeignet - doch um gut geführte IT-Organisationen in ihrer Wirtschaftlichkeit auch nach aussen gezielt transparent zu machen, eignet sich BMC Service Cost Management. Denn welcher CIO kennt die Budget-Diskussion nicht? Plötzlich soll ich mit 20% weniger Budget auskommen? Wie lassen sich die Auswirkungen belastbar darstellen und die kann der CIO die Unternehmensleitung davon überzeugen, dass das Budget gerade in der IT gut eingesetzt ist und einen deutlichen Wertbeitrag für das Business liefert?

BMC Service Cost Management ermöglicht

• Service Portfolio definieren
• Kostenmodelle und Analysen
• Verbrauchsermittlung
• Verrechnung von IT / Chargeback (enables / führt es nicht selbst aus)
• Benchmarking / Vergleiche

Vorteile vom BMC Service Cost Management

• Verbessert die IT-Transparenz für das Business
• Ermöglicht genauere und wertbeitragsorientierte Analysen
• Ziehen von Baselines & Einführen von messbaren Kostenreduktions-Programmen
• Verbessert Budget-Verantwortlichkeit und Zurechenbarkeit
• Ermöglicht fundierte Informationsbasis für Transformations-Entscheidungen

BMC IT Business Management 8.0 - ITBM 8.0 (Teil 1/5)

BMC IT Business Management (ITBM) ist in Deutschland noch recht unbekannt. Daher möchte ich in dieser Blog-Reihe einen kurzen Überblick über ITBM und die enthaltenen Module geben.

ITBM deckt insbesondere die Anforderungen zur "Govern & Control" ab. Es unterstützt große Unternehmen und Organisationen also bei der Planung und laufenden Überprüfung von IT-Services und dazugehörigen Management Aufgaben.

Welche Module beinhaltet ITBM?

• BMC Service Cost Management
• BMC Demand and Resource Management
• BMC Supplier Management
• BMC Financial Planning and Budgeting

Welche Vorteile ergeben sich aus BMC ITBM?

ITIL hat sich in den vergangenen Jahren stark in Richtung Business Alignment entwickelt. Es betont die Notwendigkeit, dass IT-Organisationen nicht zum Selbstzweck existieren, sondern stets zur Unternehmenswertschöpfung beitragen muss. Der Fokus wandert also von einem ursprünglich eher betriebsorientierten Framework hin zu einem ganzheitlichen Rahmen, der Unternehmensziele und Strategien als wesentliche Rahmenparameter berücksichtigt und sich daran orientiert.

Um nun die Unternehmensstrategie unterstützen und das "Business Alignment" herstellen zu können, muss eine Transparenz über alle IT-Leistungen, deren Kosten und deren Wertbeitrag für das Unternehmen geschaffen werden. Zusätzlich muss der Strategie- und Planungsprozess stärker integriert werden.
Genau hier setzt BMC ITBM an.
Über Service Cost Management werden Kosten und Nutzen der Services analysiert und dargestellt.
Mit Hilfe von Demand and Resource Management wird der Scope der eher betriebsorientierten ITSM Suite um die Integration von Projektportfoliomanagement und Ressourcenplanung und -controlling erweitert.
Mittels BMC Supplier Management werden wird das Lieferantenmanagement transparent und integriert.
Der stärkste Schritt in Richtung Planungs- und Strategieunterstützung wird durch BMC Financial Planning and Budgeting erreicht. Hier kann der unternehmensweite Planungs- und Budgetierungsprozess speziell für die IT Business Services integriert und abgebildet werden.