IT Prozess Automatisierung mit BMC Atrium Orchestrator

In der Industrie erhielt die Automatisierung bereits vor über einem Jahrhundert den Einzug. Auch in der IT-Welt wird immer stärker von industrialisierten IT-Services und Commodity gesprochen. Doch tatsächlich ist der Grad der Automatisierung von IT-Betriebsaufgaben in den meisten Unternehmen noch recht gering.

Woran liegt der geringe Automatisierungsgrad von IT-Betriebsaufgaben?

Bei Automatisierung von IT-Betriebsabläufen denken die meisten Administratoren an Scripts – kleinen Programmbausteinen, die eine Teilaufgabe automatisch ausführt. Doch damit lässt sich in der Regel nur ein geringer Teil der Aufgaben automatisieren. Es fehlt häufig am übergreifenden Ansatz, der keine Grenzen zwischen Technologie-Silos kennt. Ein Ansatz, der Systeme miteinander verbindet und Dokumentationen ebenfalls automatisch integriert. Aus dieser Perspektive geht es gar nicht mehr so sehr um die technische Automatisierung der Einzelaufgaben sondern um die Orchestrierung – das Zusammenspiel – der vielen kleinen Bausteine.

Wie geht man sinnvoll an IT Prozess Automatisierung heran?

Generell lässt sich nur automatisieren, was bereits standardisiert ist. Es empfiehlt sich folgende Reihenfolge:

1.       Konsolidierung

2.       Standardisierung

3.       Automatisierung

Zum Beginn sollten also IT-Service Prozesse identifiziert werden, welche bereits einen hohen Standardisierungsgrad erreicht haben. Sie sollten nicht nur wiederholbar sondern auch durchgängig dokumentiert sein – sofern man sich in der Praxis auch tatsächlich an die dokumentierten Prozesse hält.

Zu jedem zu automatisierenden Prozess sollte eine IST-Aufnahme und eine Zielsetzung festgelegt werden. Besonders interessante quantitative Kennzahlen sind:

-          Durchlaufzeit des Prozesses

-          Personalaufwand je Durchlauf

-          Häufigkeit der Prozessausführung

Darüber hinaus stehen qualitative Kriterien auf dem Prüfstand:

-          Kontinuität in der Service Erbringung

-          Fehlerquellen wie Tippfehler durch manuelle Aufgaben

-          Zufriedenheit der Service-Konsumenten

Es sollte also exakt ermittelt werden, wie der Prozess aktuell funktioniert und welche Ziele durch die Automatisierung erreicht werden sollen. Diese Betrachtung kann auch als Basis des Business Cases dienen.

Wo fängt man an mit der IT-Prozess Automatisierung?

Es gilt der Grundsatz: Vom Kleinen zum Großen!
Beginnen Sie bei den kleinen IT-Service Prozessen mit geringer Komplexität. Diese sind schnell umsetzbar und dienen am besten als Quick-Wins für die Projektakzeptanz.  Außerdem lernen Sie bei der Umsetzung dieser Prozesse und sammeln wichtige Erfahrungen, die Sie für die Automatisierung komplexerer IT-Service-Prozesse benötigen.
Ganz konkret beginnen die meisten Unternehmen mit der Automatisierung einfacher Prozesse im Bereich des User-Managements. Die Favoriten sind hier:

-          Anlegen neuer User-Accounts

-          Zurücksetzen von Passwörtern

Diese Prozesse eignen sich aufgrund der überschaubaren Komplexität und sind bei den meisten Organisationen aufgrund der Sicherheitsanforderungen bereits gut dokumentiert. Sie werden gerade in größeren Unternehmen häufig durchgeführt und die eingesetzten Systeme verfügen über nötige Schnittstellen zur Ansteuerung der Automatisierung. Sie sind auch die Grundlage für die meisten komplexeren IT-Service-Prozesse.

Einsatz von Werkzeugen zur IT-Prozess Automatisierung

Generell lässt sich bei den Tools zwischen zwei Ebenen unterscheiden.

-          Steuerung / Orchestrierung der IT-Prozess Automatisierung

-          Technische Automatisierung einzelner Komponenten und Systeme

Um eine IT-Prozess Automatisierung in Enterprise-Umgebungen ganzheitlich umsetzen zu können, benötigen Sie beide Arten von Tools. Das Orchestrierungstool sollte übergeordnet betrachtet werden, da es die logischen Prozessabfolgen abbildet und alle einzelnen Bausteine in der entsprechenden Reihenfolge anstößt und verbindet. Dieses Tool sollte möglichst mächtig sein und über geeignete Mittel verfügen, um die Komplexität der Prozesse einfach abzubilden. Bereits vordefinierte Module können Ihnen helfen, das Automatisierungsprojekt in kürzerer Laufzeit und mit weniger Aufwand umzusetzen. Es sollte sich auch über bestehende Schnittstellen in Ihre IT-Service Management Landschaft und Dokumentationssystemen wie CMDB einbetten. Da insbesondere große Unternehmen in diesem Bereich häufig BMC Produkte wie die ITSM Suite und die Atrium CMDB nutzen, eignet sich in solchen Umgebungen die BMC Lösung Atrium Orchestrator aufgrund der nahtlosen Einbettung besonders.

Die Tools zur technischen Automatisierung einzelner Komponenten und Systeme sind wesentlich fachspezifischer und vielfältiger. Unterschiedliche Technologien werden unterschiedliche Tools erfordern. Viele Systeme bieten bereits integrierte Management-Komponenten mit geeigneten Schnittstellen. Hierzu lässt sich keine generelle Empfehlung geben – viel mehr sollten Sie mit den Fachverantwortlichen die verfügbaren Möglichkeiten evaluieren und auf Integrierbarkeit mit dem Orchestrierungswerkzeug prüfen.

Organisatorische Aspekte bei der IT-Prozess Automatisierung

Projekte zur Automatisierung von IT-Prozessen haben direkten Einfluss auf die IT-Organisation. Da IT-Prozesse sich nicht an die organisatorischen Grenzen halten, wird das teamübergreifenden Denken und Arbeiten gefordert und gefördert. Dieser Aspekt kann nicht deutlich genug hervorgehoben werden, denn durch den Willen und die Qualität der übergreifenden Zusammenarbeit wird der Projekterfolg wesentlich beeinflusst.

Die Umsetzung der IT-Prozess Automatisierung erfordert auch nach der Projektorganisation ein Umdenken bei Mitarbeitern im IT-Betrieb. Die Tätigkeiten verlagern sich tendenziell von Routinetätigkeiten hin zu steuernden Aufgaben. Es werden neue Rollen geschaffen und diese gilt es in der Organisation zu verankern und mit Leben zu füllen.

Fazit

IT-Prozess Automatisierung bietet hohe Potentiale für Qualitätssteigerung bei gleichzeitiger Senkung der Betriebskosten. Diese Potentiale sind in den meisten Organisationen bislang kaum genutzt. Die Einführung der IT-Prozess Automatisierung sollte nicht als rein technisches Projekt betrachtet werden. Organisatorische Aspekte und der Faktor Mensch sollten gerade zum Beginn mit hoher Priorität betrachtet und berücksichtigt werden. Die Umsetzung der IT-Prozess Automatisierung reduziert keine Komplexität – Sie verlagert Komplexität von Einzelpersonen in einen Automatisierungsprozess. Dies erfordert hohes Abstraktionsvermögen, Detailgenauigkeit und Erfahrung in der Herangehensweise. Es empfiehlt sich folglich die Kombination aus internen Wissensträgern mit externen Beratern mit Erfahrung in der IT-Prozess Automatisierung.

Stehen Sie vor oder in einem IT-Prozess-Automatisierungsprojekt?  Haben Sie konkrete Fragen oder Anregungen? Bitte schreiben Sie einen Kommentar zu diesem Post.